Je doet mee of je haakt af!

Je doet mee of je haakt afHoe deden we dat eigenlijk?
Hoe regelden we toen afspraken met elkaar?
Hoe lieten we elkaar weten dat we volgende week dinsdag om half tien even met zijn vieren willen praten over het concept van het go-live script, in kamer 128 graag, en trouwens Rene moet er ook bij zijn, ik nodig hem ook even uit (ik zie dat hij niets in zijn agenda heeft staan)….
“Stuur me even een uitnodiging”!

Weet je dat ik het eigenlijk niet meer weet?

En hoe stuurden we elkaar dan vooraf het leeswerk toe?
Hoe kreeg ik later het lijstje met actiepunten, hoe hield ik het team geïnformeerd?
Hadden we dan ook een deadline om 15.00 uur?

Interne postbodes?
Buispost?
Postvakjes?
Secretaresses?
Zoiets toch? En gewoon langzamer. Misschien was het zo, ja.

Ik praat over de tijd zonder e-mail, zonder elektronische agenda en wat denk je: zonder computer. Lang geleden, de dinosaurus was net uitgestorven. Maar de koffiejuffrouw bestond nog!

Grappig? Melancholie? We wisten niet beter! Het was anders!
Sindsdien: een ware revolutie, driving in the fast lane, werken onafhankelijk van plaats en tijd. De begrippen van deze tijd. Of het beter is geworden? Daar gaat het even niet over.

Vandaag: de zegen van e-mail, zo zie ik dat tenminste, wordt toch nog erg vaak verguisd. “We praten niet meer, we mailen alleen maar met elkaar”.
“Ik krijg zoveel mails, je denkt toch zeker niet dat ik die allemaal kan lezen”?
“Ik heb nog 38 ongelezen mails staan, maar ik merk het wel als ik ergens iets mis gaat, ze komen maar naar me toe”
Wie kent die opmerkingen niet? Het spijt me maar het zijn stuk voor stuk uitingen van zwakte. Ik wil er eens stevig op reageren want je dient toch echt de oorzaak bij jezelf te zoeken.

Oke, ik snap dat het allemaal anders is geworden. Ik begrijp dat werkdruk hoog is en ik zie ook de negatieve punten daarvan. Veranderen kun je het niet maar je hebt wel de keuze:

Je doet mee of je haakt af.

Voor mij is het een vorm van afhaken als je niet in staat bent je mailbox bij te houden. Sorry beste collega’s en kantoorgenoten die ik hiermee naar hun gevoel te kort doe, maar ik vind het echt zo. Je hebt jezelf niet goed georganiseerd want dat is het namelijk: zelforganisatie. Die had je altijd al nodig maar in de huidige tijd meer dan ooit.

Ik ga hier beslist geen lesje geven hoe je dat moet doen, daar zijn al genoeg boeken over geschreven.Ik verwijs graag naar het boek van David Allen “Getting Things Done” (zomaar 367 miljoen hits op Google!), denk ook aan Evernote en vooral het boek van Daniel E. Gold over het gebruik van Evernote in relatie tot GTD. Niet van Evernote gehoord, organiseer dat dan even!

Is het moeilijk? Nee, integendeel. Weet je wat Wikipedia over GTD zegt?:
“GTD is gebaseerd op het principe dat een persoon door zijn taken vast te leggen niet over zijn taken hoeft na te blijven denken. Op die manier wordt het hoofd vrijgemaakt van het moeten herinneren van alle taken en kan men zich concentreren op het daadwerkelijk uitvoeren van de taken”. Belachelijke simpelheid! Of niet soms? Nou zijn dit alleen maar hulpmiddelen, je mag het ook anders doen.

Inmiddels is het duidelijk, voor mij is het gewoon ondenkbaar dat je niet steeds je mail hebt gelezen of bijgewerkt, dat je niet reageert op verzoeken, dat je het maar allemaal afwacht. Dat wil zeker niet zeggen dat je je iedere minuut van de dag moet laten storen door mails die binnenkomen, nee, maar doe dat wel enkele keren per dag. Nou weet ik ook wel dat je niet meteen alles kunt afwikkelen, maar daar heb je zoveel planningstrucjes voor. Er is een overdaad aan mogelijkheden hoe je met teveel aan mail moet omgaan en hoe je jezelf of je mailbox daarin moet organiseren. En als jij vindt dat je veel mails krijgt en dat kan ik me heel goed voorstellen, ga dan maar eens organiseren hoe je dat kunt beteugelen en als dat niet kan, hoe je dan toch je focus kunt behouden. Wederom: er zijn genoeg organisatorische maatregelen te treffen om hier mee om te gaan. Maar geen les had ik beloofd, lees het boek maar eens. Mijn enige boodschap is: werk aan jezelf en sla de organisatie van je eigen hoofd niet over, je bent namelijk je mogelijkheden aan het beperken. Nee, ik heb geen medelijden met je.

Deze week had ik een zakelijke lunchafspraak met een relatie. Het bijzondere was dat ik al twee keer eerder met hem had afgesproken en twee maal onverrichterzake was teruggekeerd,  tweemaal vergeten! Hoe apart is dat? Driemaal is scheepsrecht moet ik gedacht hebben toen ik vorige week nog eens met hem afsprak.

Helaas, het broodje zalm at ik weer alleen. Jazeker, voor de derde keer. Mijn telefoontje leverde zijn stamelende antwoord op dat de mail niet gelezen was……Er komt even geen vierde keer.

Je hebt de keuze: Je doet mee of je haakt af.

Of misschien toch nog even….

Moet ik misschien toch wat milder zijn? Moet ik misschien erkennen dat er veel mensen zijn met technostress? Volgens de vakbeweging FNV en de Universiteit van Amsterdam is die druk om altijd bereikbaar te zijn wel een groeiend probleem.

Oke, ik zal er over nadenken.
Maar nu niet, ik moet even mijn mail bijwerken!

 

Geef een reactie