Afgelopen vrijdag was een vermoeiende dag.
Werkelijk de gehele dag aan de bespreek tafel, de ene meeting na de andere.
Zeer zinvol en soms is het nodig, maar na zo’n dag ben ik wel afgebrand en het kost energie.
Een weekend is dan welkom.
En toch wil ik het eens hebben over een meeting waar je wél energie van krijgt.
Het is er een die je vaak met grote regelmaat houdt.
Waar alle deelnemers blijven staan, zitten is namelijk verboden, kop koffie in de hand en het allerbelangrijkste: kort, kort, kort.
De stand-up-meeting.
Ik ben super enthousiast over wat dit met je team kan doen, maar er zijn wel wat afspraken nodig.
Vorige week nog adviseerde ik een van de teamleads in het bedrijf het volgende:
Beste
Ik wil je nog eens adviseren het volgende te doen:
- pak iedere dag 5 minuten, 10 kan, 15 is te lang, 09.00 uur.
- zet het gewoon hard in ieders agenda als een dagelijks terugkerend 5 minuten moment.
- hang je werkverdelingslijsten aan de muur, gebruik de whiteboards waar het uitkomt.
- doe de meeting staande voor de lijsten, als iedereen blijft zitten (of nog slechter: op zijn scherm blijft turen) is het niet goed.
- overzie samen even de dag, zijn er bijzonderheden? Moet er ergens bijgesprongen worden? Iedereen geeft aan waar hij mee bezig is.
- als er onderwerpen uitgediept moeten worden doet het dan separaat van die 5 minuten, als het uitloopt tot veel langer gaat de animo en betekenis verweren, kost het teveel tijd en heeft niemand er meer zin in.
- maak er een koffiemoment van.
- accepteer dat op sommige dagen er geen nieuws is of bijzonderheden zijn, dat is eigenlijk goed nieuws.
- accepteer dat het de eerste keren onwennig voelt en spreek dat gerust uit.
- ik ben er van overtuigd dat dit spanningen wegneemt.
- als er op andere momenten iets besproken moet worden doet dat dan gewoon.
Ik heb er goede ervaringen mee.
Ik schreef deze mail ter bevestiging van hetgeen ik al eerder met de teamlead in kwestie besprak en in de laatste 5 minuten voordat ik naar huis ging raffelde ik deze mail er uit. Nu ik hem teruglees en op internet eens wat research gedaan heb naar wat er zoal over de stand-up meeting wordt geschreven, denk ik dat met die mail de essentie aardig is weergegeven.
Ik zie de stand-up meeting als een typisch dagelijks ritueel, een start van de dag. Een krachtig middel. En dat stáán is een absolute voorwaarde, niemand wil namelijk staan dus gaat het kort duren. Het schept verbindingen en zet iedereen aan om te overzien wat de planning is en de issues zijn. Je creëert focus.
Zo’n kort moment op de dag is nog beter te benutten door op een whiteboard te werken met een indeling die zorgt voor de behandeling van:
– wat deed je gisteren
– wat is je to-do lijst vandaag
– staat er iets in de weg
– moet er iets opgelost of gecommuniceerd worden.
Alle teamleden nemen deel, niemand verstopt zich, iedereen komt aan het woord, kort dan. Echter: voor je het weet beland je in een discussie en die móet je isoleren.
Het werken met post-its kan enorm toevoegen aan de meeting.
Laat je niet storen door telefoontjes, gewoon verboden mee te brengen!
Sla het nóóit over, ook als er afwezigen zijn gaat het door.
Dan duurt het gewoon nog korter, prima.
Ik heb er enorm goede ervaringen mee en ben erg benieuwd naar jouw kijk.
Gebruik je dit middel ook?
Of zie je het zitten om het eens te proberen?
Ik zie weer uit naar de reacties.
Jan
